Boas práticas na gestão de custos e despesas

Veja como controlar os custos e as despesas em sua empresa:
É possível também melhorar a competitividade e os lucros de sua empresa, praticando com mais eficiência o controle e a gestão dos custos e das despesas.

"Tenho tido a forte sensação, em função de custos e de despesas, que eu deveria reajustar todos os preços de venda dos produtos e serviços comercializados em minha empresa, pois com as vendas que tenho realizado, venho sentindo meu caixa, cada vez mais apertado."

Cuidado!!! Esta decisão poderá provocar consequências ainda mais desastrosas para a situação financeira da empresa, haja vista que poderá reduzir o volume de vendas.

Antes de agir nesse sentido, recomendamos uma reflexão sobre essa sensação, para verificar o que de fato está ocorrendo e provocando esse aperto de caixa (liquidez).

É certo que um reajuste nos valores das despesas e dos custos respectivos ao seu empreendimento, e não repassado aos preços, poderá afetar seu caixa, caso não se consiga absorver esses aumentos com um crescimento na quantidade produzida e comercializada, em todos os meses.

No entanto, o que temos percebido, é que em muitos casos, não existe por parte dos empresários um comportamento rotineiro de avaliação e mensuração dos custos e despesas reais ocorridos, ou seja, não utilizam controles, planilhas que lhes permitam, conhecer a situação e tomar essa decisão no momento certo.

E isso não vem sendo aplicado, por desconhecimento de conceitos e técnicas, do como devem fazer, e quando não, por considerarem muito trabalhoso e burocrático ter estes tais controles. Com isso, concluo o quanto desconhecem suas empresas.

Para administrar corretamente custos e despesas, é preciso antes de qualquer outra coisa, ter conhecimento profundo da atividade econômica que se explora, para que se possa através disso, ter condições de pensar em alternativas de realizar as mesmas tarefas, utilizando menos recursos financeiros e portanto reduzindo o montante dos custos e despesas.

É comum nas empresas industriais e prestadoras de serviços, principalmente as de pequeno porte, realizarem cálculos estimativos de consumo de matéria-prima, insumos e mão-de-obra, atribuindo os respectivos valores de custos e acrescentando a isto, uma parcela de valor relativo as despesas fixas, e com isso determinar o valor de custo total.

O que não acontece em seguida, é um preciso e rotineiro acompanhamento durante a produção ou prestação de serviços, para averiguação dos consumos efetivos de matéria-prima, insumos e tempo de mão-de-obra, assim como da medição da quantidade que se produziu de fato ou do total de horas aplicadas aos serviços. Por isso desconhecem fatores internos que afetam a situação financeira e econômica da empresa.

Nas empresas comerciais, os custos referem-se ao valor que se paga para obter as mercadorias que serão vendidas, e aí, a melhor arma para a redução ainda é a negociação no momento das compras, e neste ínterim dimensionar corretamente o volume a ser comprado e estocado, para que se tenha mais rapidez de giro, é primordial para manter o caixa equilibrado.

Outro ponto que destacamos, e refere-se tanto para a indústria, como o comércio e prestador de serviços, é o controle das despesas, as quais consideramos como sendo valores gastos com a estrutura da empresa, ou seja, salários e respectivos encargos, aluguel, contador, telefone, pró-labore, manutenções, depreciações, etc.

Estas, precisam ser mensalmente apuradas e analisadas, mais que isso, determinadas em função da real e estrita necessidade da empresa, nada de gorduras ou desperdícios. Considerando-se inclusive provisões mensais de valores gastos apenas em certos períodos, como 13º salários, férias, contribuições, etc.

Uma ressalva quanto ao pró-labore, que deve ser entendido, como salário do sócio da empresa, e que nesta trabalhe, isso não é lucro, e portanto deve-se estabelecer um valor que seja apropriado para o caixa da empresa e não pela necessidade do bolso de seus proprietários.

Os sócios que não trabalham para a empresa, não têm que ter retirada de pró-labore e sim, como investidores que são, retirar parte do Lucro, como recuperação do capital investido ou rendimentos, só quando isso for possível e de acordo com o planejamento estratégico da empresa.

É um item que acaba elevando sensivelmente o valor das despesas, por isso requer atenção especial.

Alguns tipos de gastos, também considerados despesas, como impostos sobre as vendas, comissão de vendedores, taxa de administração de cartões de crédito e financiadoras de vendas a prazo, royaltes de franquias etc., reduzem diretamente a margem de ganho sobre as vendas, pois seus valores são definidos em função justamente do montante de vendas, e por isso, são consideradas despesas variáveis e só ocorrem se existirem vendas, mas mesmo assim é necessário, sempre, voltar a atenção para estes casos, procurando no caso de impostos, possíveis enquadramentos tributários, que permitam reduzir as alíquotas, estrategiar percentuais de comissões com metas de vendas, negociar taxas financeiras e parcerias com as franquias.

Para o correto cálculo de custos e despesas, é preciso apurar, separar e analisar cada fator gerador desses valores, e estar sempre a procura de alternativas que possibilitem, gastar menos e manter ou melhorar a eficiência e a qualidade conquistada. Bons negócios!
Autor: Luis Alberto Fernandes Lobrigatti
Fonte: Rede de Atendimento ao Empreendedor Sebrae